Julkinen ruokahankinta saattaa olla aluksi kova pala purtavaa yrittäjälle, mutta sulaa suussa, kun vähän perehtyy.
Aikaisemmin ProAgrian ja tällä hetkellä Forssan Yrityskehityksen palveluksessa Satu Nurmi lähti kehittämään yhdessä Forssan Yrityskehityksen toimitusjohtajan Riikka Riihimäen kanssa dynaamista hankintajärjestelmää yhdistääkseen ruokatuottajia ja hankintayksiköitä. Kehitystyössä keskitytään pienhankintoihin.
– Erään kunnan sopimuskauden loppuessa saimme ajatuksen dynaamisen hankintajärjestelmän hyödyntämisestä elintarviketuotannon puolelle. Muotoilimme tavoitteen niin, että ostajilla pitää olla tahtotila ostaa ja että yrittäjät osaisivat myydä niitä tuotteita, mitä markkinat tarvitsevat, kuvailee Satu Nurmi.
Forssan seudun julkiset toimijat kutsuttiin palaveriin. Ostajat olivat asiassa hieman varovaisia, jo hankintalakiinkin vedoten. Tilanteessa yritettiin juristin avustamana parantaa ymmärrystä ja rohkeutta ostaa paikallista – tietysti lain ja markkinoiden sallimissa puitteissa.
– Osto-osaamista ei saa kuin oppimalla ja kokemusten kautta. Meillä oli onneksi hankerahoitusta, jonka kautta saimme tarjottua ihan lainopillisia neuvoja ja perusosaamista halukkaille ostajille sekä myyjille.
Satu Nurmi sai koottua yhteen noin 30 yritystä, jotka ovat valmiuksiensa ja kiinnostuksensa puolesta halukkaita tarjoamaan tuotteitaan julkiselle sektorille. Infotilaisuuksissa selvitettiin, mitä DPS tarkoittaa ja sen ominaisuuksista käytännössä.
– Yrityskohtaisissa mentorointitilanteissa saimme yrittäjien kanssa luotua omaa alustaa ja kriteeristöjä. Työ oli ennakoivaa ja valmistelevaa eikä näin ollen vääristänyt markkinatilannetta tai -vuoropuhelua.
Satu Nurmi kuvailee noin vuoden mittaisen valmennusprosessin hyötyjä myös siltä osin, että opittiin ymmärtämään ja tulkitsemaan hankintaprosessin slangia ja joskus vaikeaselkoisiakin vaatimuksia sekä kriteerejä.
– Alkutyö oli positiivinen ratas, joka lähti pyörimään. Yrittäjät yleensä ovat suhteellisen rohkeita tarjoamaan tuotteitaan, joten olen myös pyrkinyt rohkaisemaan julkisia ostajia tarjoamaan tietoaan markkinoilla kaivattavista tuotteista ja palveluista.
Forssan pilotti pioneerina
Nurmi kertoo, että Forssan seudun toimijat ovat edelläkävijöitä lähiruuan hankinnassa. Vain yhtä toimijaa lukuun ottamatta tämä oli kirjattu strategiatasolla.
– On hyvä, että osapuolia sparrataan arjessa jatkuvasti. Hankintarenkaan perustaminen ja yritysten ilmoittautuminen sekä hyväksyttäminen mukaan ottaa oman aikansa. Malttiahan tämä vaati ja yrittäjiltä hieman paneutumista paperitöihin.
Samaan aikaan tiedusteltiin, miten isot hankintayksiköt suhtautuvat asiaan. Hän tähdentää, että ei kyse ole kilpailevasta, vaan rinnalla olevasta täydentävästä järjestelmästä.
– Tämä on myös nopeammin muuttuva ja joustava ostamisen alusta. Dynaaminen hankintajärjestelmä saattaa ostajan ja yrittäjän suoraan kontaktiin. Uskomme tämän mallin auttavan myös huoltovarmuudessa.
Forssan seudun pilotissa on tällä hetkellä yhdeksän toimittajaa ja muutamalla on ilmoittautuminen kesken. Tuotevalikoiman odotetaan vielä kasvavan mukaan tulevien yritysten myötä. Kun puskaradio toimii ja ostokulttuuri kehittyy, niin opitaan hyödyntämään hankintakanavaa monipuolisesti.
Hankintajärjestelmän tekniset ominaisuudet mahdollistavat yhdessä ostamisen sekä huutokauppa-menettelyn.
Merkittävänä tavoitteena tässä työssä on se, että paikalliselta ostamista saataisiin lisättyä. Ostamisen kehittyessä päästään mittaroimaan ja analysoimaan hankintarenkaan vaikuttavuutta.
– Ei tätä alustaa pelkästä tekemisen ilosta tehdä vaan positiivisten tavoitteiden ja mitattavien tulosten tähden. Tarvitsemme vielä jonkin aikaa, jotta ostohistoriaa ehtisi muodostua vertailtavaksi.
Hankintarenkaan kehityspilotti kestää Forssan seudulla ensi vuoden marraskuuhun asti. Forssan yrityskehitys toimii alustan hallinnoijana kehitysvaiheen ajan.
– Toivomme asialle jatkuvuutta ja tulevaisuuden hallintaratkaisulle olemme avoimia. Tärkeintä on se, että hyviä tuloksia ja vaikuttavuutta on syntynyt, kun pääsemme tarkastelemaan seurantaraportteja. Loppuvuosi on näytön paikka, pohtii Satu Nurmi.
Lisätietoja Forssan seudun lähi- ja luomuruoan dynaamisesta hankintajärjestelmästä löytyy täältä:
Forssan seudun lähi- ja luomuruoan DPS
Mitä on DPS – dynaaminen hankintajärjestelmä?
Dynaaminen hankintajärjestelmä on sähköinen hankintamenettely, jossa hankinnat kilpailutetaan järjestelmään hyväksyttyjen toimittajien kesken. Hankintavaiheessa sisäisiä kilpailutuksia voidaan toteuttaa kaikkien soveltuvuusvaatimukset täyttävien, järjestelmään hyväksyttyjen toimittajien kesken.
Artikkeli on lyhennelmä Hämeen Yrityssanomissa ilmestyvästä julkisten hankintojen juttukokonaisuudesta. Lehti on luettavissa näköisjulkaisuna myös verkkosivuillamme.