Työpaketit

Työpaketti 1

vastaa tavoitteeseen 1 parantamalla yrityksien valmiuksia osallistua julkisiin hankintoihin ja vähähiilisyyden uusiin toimintamalleihin. Työpaketin vastuutoteuttaja on Hämeen Yrittäjät. MTK Häme osallistuu työpakettiin resurssiviisaiden ilmastotoimien lisäämisessä yrityksissä, 10 webinaarin sisältötoteutuksessa sekä kahden viestintäpaketin sisällöntuottamisessa yrityksille. Työpaketin toteutus alkaa heti projektin järjestäytymisen jälkeen, eli 1.8.2021 ja työpaketti kestää koko hankkeen operatiivisen keston ajan, eli 30.4.2023 saakka.

Työpaketin asiasisällöt:

1. Julkisen hankintayksikön tarpeiden ennakointi

• mitä kunnat ovat tekemässä ja tarvitsemassa (tietolähteet ja toimintamallit).
• markkinavuoropuheluihin osallistuminen
• sähköiseen hankintajärjestelmään rekisteröityminen ja käyttö
• minimivaatimukset ja hinnoittelumallit

2. Tarjouksen laadinta

• määräajat (kysymykset/ tarjous)
• tarjouksen sisältö vs. tarjouspyyntö
• soveltuvuusvaatimukset sekä tuotteelle tai palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset ja hankinnalle asetetut vertailuperusteet.
• tarjoushinta vs. kustannukset
• toiminta sähköisissä hankintajärjestelmissä
• yksivaiheinen vai useampivaiheinen kilpailutus
• tarjouksen sitovuus
• tarjous ryhmittymänä
• vähimmäisvaatimukset vs. vertailuperusteet

3. Palvelusetelit
4. Puitekilpailutukset
5. Dynaamiset hankinnat
6. Resurssiviisaat ilmastotoimet yrityksissä (hyödynnetään esim. Reivi-hankkeen työkaluja.)

• Osallisuus
• yhdenvertaisuus ja
• erityisesti ympäristö osaksi yrityskulttuuria ja tulevaisuuden tekemistä

Viestintä

Työpaketin mukaisia sisältötavoitteita lähestytään sekä suoraviestinnällä että seudullisesti kohdennetuilla koulutuksilla ja työpajoilla.

1. Viestintä:

• 4 kertaa kaikkiin alueen yrityksien toimipaikkoihin ja maatiloille (n 10 000 kpl) toteutettu tietopaketti
• aina mukana hankeen ajankohtainen tieto
• mukana vaihtuva teema

2. Hankintatreffit kuntien kanssa

• toteutus seudullisesti hankekaudella 9 kertaa (3 kertaa/ seutukunta)

3. Tietosisältöihin tuotetut maksuttomat webinaarit

• katsottavissa myös ajasta ja paikasta riippumattomasti koko hankekauden ajan (ja sen jälkeenkin, siltä osin, kun sisällöt eivät ole vanhentuneet)
• webinaareja joka kuukausi koko hankekauden ajan (pl. heinäkuu) yhteensä 20 kpl (a 45 minuuttia sisältötoteutus)

4. Neuvonta:

• neuvontaresurssi yrityksille vuonna 2022 on 500 tuntia ja 2023 (3 kk) 200 tuntia.

Työpaketin 2

• markkinatuntemuksen merkitys ja mahdollisuudet
• prosessin hyödyntäminen hankinnan muotoilussa
• teknisiä toteutustapoja markkinavuoropuhelun toteuttamiseen erilaisissa hankinnoissa: tiedottamista, hankintaklinikoita sekä viralliset kanavat. Jokaiselle hankintayksikölle yhteiskehitysprosessista tulee toimiva tapa markkinavuoropuhelun toteuttamiseen

• Hankinnan muotoilun ja turhan hinnan välinen kohtalon yhteys
• Tulevien oikeudenkäyntien pelko vs. oikein mitoitetut vaatimukset
• Mitä vaikutusta ja/ tai tarvetta hankinnalla täytetään sekä miten siinä voidaan huomioida poikkihallinnolliset tavoitteet

• mitä käytännössä tämä on tai voisi olla meidän kunnassamme/ kuntayhtymässä
• miten voimme lähestyä kansallista 10 % tavoitetta innovatiivisten hankintojen määrässä

• Kunnissa ja kuntayhtymissä on strateginen näkemys hankintojen suorittamisesta. Tämä tarkoittaa, että hankintojen ja oman palvelutuotannon välinen suhde on määritelty selvästi; mitä yksikkö tuottaa itse ja mitä se ostaa avoimilta markkinoilta.
• Kunnat ja kuntayhtymät toteuttavat eri hallinnonalojen ja politiikkaohjelmien rinnakkaisia tavoitteita samanaikaisesti
• Hankinnat tukevat kestävän kasvun ja vihreän siirtymän mukaisia tavoitteita
• Julkinen toimija pyrkii luomaan markkinoita tai tukemaan markkinoiden kehittymistä, koska markkinadiversiteetti on ostajan etu.
• Hankintalain tavoite toteutuu: pk-yritykset pääsevät mukaan kilpailemaan tasapuolisesti muiden toimijoiden kanssa.
• Markkinavuoropuhelu tulee osaksi julkisten hankintojen arkea.
• Hallinnollinen taakka kriteerien täyttämisen todentamiseksi ei saa muodostua esteeksi pk-yrityksille kilpailutuksiin osallistumiselle.
• Kilpailuttamisen esteitä pyritään poistamaan.
• Hankintojen avoimuus toteutuu aidosti.
• Dynaamiset (pien)hankinnat tulevat osaksi kuntien ja kuntayhtymien käytäntöjä.

Työpaketin 3

vastuutoteuttaja on Hämeen Yrittäjät ja se toteutetaan syksyllä 2022.

Pieni ja tarkkaan rajattu kokonaisuus kytkeytyy voimakkaasti työpakettiin 2 ja siinä saatuja tuloksia. Työpaketti toteutetaan omana kokonaisuutena ja siinä:

1. testataan, saadaanko pienhankinnat yhteiselle alustalle kustannustehokkaasti
2. testataan, voidaanko käytössä olevien hankintaohjeiden puitteissa kehittää käytänteitä siten, että pienhankinnoista suurempi osa julkaistaan
3. mikäli kohta 1. toteutuu kestävällä tavalla, käyttöön otetaan toimintamalli, mikäli se ei ole kustannustehokkaasti toteutettavissa, hankintojen näkyvyyttä parannetaan hankintayksiköiden omissa palveluissa (rss-syötteiden tms. käyttö)

Pienhankinnoilla tarkoitetaan hankintoja, jotka jäävät kansallisten kynnysarvojen alapuolelle. Tavaroiden ja palveluiden osalta kynnysarvo on 60 000 euroa ja suurimmillaan ne ovat käyttöoikeussopimuksien kohdalla 500 000 euroa. Kynnysarvot alittavien hankintojen osalta niiden kilpailutuksia määrittelee kuntien omat sisäiset ohjeistukset ja siksi niiden läpinäkyvyys on tärkeää. Tällä hetkellä Kanta-Hämeessä seuraavat kunnat tms. hankintayksiköt käyttävät pienhankintapalvelua:

• Forssan kaupunki
• Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymä
• Hausjärven kunta
• Humppilan kunta
• Hämeen ammatti-instituutti Oy
• Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
• Hämeenlinnan kaupunki
• Hämeenlinnan Seudun Vesi Oy
• Jokioisten kunta
• Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä
• Kiertokapula Oy
• Loimi-Hämeen Jätehuolto Oy
• Lopen kunta
• Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymä
• Riihimäen kaupunki
• Riihimäen Kotikulma Oy
• Riihimäen seudun terveyskeskuksen kuntayhtymä
• Tammelan kunta

Valtaosa yllä olevien kuntien pienhankinnoista ei ole näkyvillä palvelussa, vaikka kunnan hankintaohjeet sitä edellyttäisivät. Osa kynnysarvot alittavista hankinnoista tulee kuntien omille verkkosivuille, mutta valtaosa tehdään edelleen rajoitetuilla hankintamenettelyillä, jossa toimittajayritykset ovat usein samoja. Työpaketissa hyödynnetään ja jatketaan TP 1 käsiteltyä teemaa markkinavuoropuhelusta. Tässä työpaketissa käydään läpi hankintayksiköiden menettelyt pienhankintojen osalta ja lisätään niiden näkyvyyttä hankintayksiköiden käyttämissä palveluissa. Työpaketissa rakennetaan myös rajapinta kuntien ja hankintayksiköiden käyttämien verkkopalveluiden ja maakunnallisen yrityspalveluiden ohjausalustan (Comppi.fi) välille. Tämän jälkeen maakunnalliset pienhankinnat näkyvät avoimemmin kaikille yritystoimijoille yhdellä alustalla.

Työpaketin 4

vastuutoteuttaja on MTK-Häme ja se toteutetaan 1.8.2021-31.12.2022.

Työpaketin ytimen muodostaa tiedolla johtamisen työkalujen kehittäminen sekä strategisen rajapinnan avaaminen elinvoimatavoitteiden ja perinteisen hankintayksikön hankintatoimen välillä. Yhteensovitustarpeet ja siten elinvoimajohtamisen tavoitteet ovat erilaisia jokaisessa kunnassa.

Työpaketissa hyödynnytetään aikaisempia havaintoja ja tutkimuksia, mm. Turun Yliopiston tulevaisuuden tutkimuskeskuksen (Tutu e-julkaisu 6/2013 Kuhmonen, Ahokas, Ruotsalainen) mukaan yhteensovitus tulisi onnistua tekemään niin, että kunnan toimintakyky, vetovoimaisuus ja uudistumiskyky turvataan. Tehtävä on selvästi haasteellisempi palveluiden kuin tavaroiden hankinnassa.

Elinvoiman johtaminen hankintojen kautta kiteytyy silloin kahteen ydinkysymykseen:

1. milloin hankinnat voisivat palvella em. kolmea tavoitetta paremmin kuin oma tuotanto (hyödyllisyysanalyysi) ja
2. miten hyödyllisiksi paljastuneet hankinta-aihiot toteutetaan käytännön johtamisprosesseina (hierarkia, markkinat, verkostot; toteutussuunnittelu).

Mainittakoon, että Hämeenlinna oli kyseisessä tutkimuksessa yksi kuudesta pilottikunnasta, ja siinä syntynyttä pohdintaa voidaan hyödyntää sellaisenaan jatkotyössä. Selvityksessä viitekehys tunnistettiin hyvin, mutta suositukset eivät tarjonneet mitään konkretiaa. Työpaketti lähestyy käytäntöä seuraavalla tavalla:

1. Hankintojen elinvoimavaikutusten mallintaminen Kanta-Hämeessä, hankintojen merkitys

• työllisyydelle
• alueelle jäävälle verokertymälle (suorat ja välilliset)
• yritysdynamiikalle
• yrittäjyysilmapiirille ja siitä annettaville arvioille
• kuntalaisten kokemukselle palveluista
• ilmastotavoitteiden toteuttamiselle

2. Elinvoimatavoitteiden johtaminen osana hankintaprosessia

Mallinnuksessa hyödynnetään jo olemassa olevia arviointimenetelmiä ja tilastoja. Elinvoimavaikutuksista käydään jatkuvaa ja avointa vuoropuhelua kunnan viranhaltijoiden, luottamusjohdon sekä yritysten ja asukkaiden välillä. Näin lisätään prosessin kiinnostavuutta.