Viestintä -osion aineistot
Hyvin toteutettu viestintä mahdollistaa onnistumisen julkisissa hankinnoissa. Viestinnän polulla saat vinkkejä ja ohjeita viestinnän tehostamiseen prosessin aikana. Hankintaviestintää tekee kaikki prosessiin osallistuvat henkilöt, niin organisaation sisäisesti kuin ulkoisesti. Tämä polku sopii siis loistavasti koko henkilökunnalle läpikäytäväksi ja toiminnan kehittämisen pohjaksi.
1. Tahtotila
Haluamme lisätä kiinnostusta kuntamme toteuttamiin julkisiin hankintoihin viestintää tehostamalla.
Onnistuminen julkisissa hankinnoissa vaatii aktiivista viestintää organisaatiossa, sekä sisäisesti että ulkoisesti, kaikissa eri hankintaprosessin vaiheissa sekä erityisesti selkokielisyyttä. Mitä aikaisemmin tulevista hankinnoista viestitään ymmärrettävästi, sitä parempia tarjouksia saadaan. Tämän avulla hankintaa pystytään kehittämään vuoropuhelussa hankkijan, mahdollisten tarjoajien sekä loppukäyttäjien kesken.
Selkeä hankintaviestinnän ohjeistus ja pelisäännöt helpottavat työtä sekä lisäävät avoimuutta ja aktiivisuutta. Hankintaviestintää kehittämällä kuntanne lisää julkisiin hankintoihin liittyvää kiinnostusta, tiedätte millä tasolla viestintänne on julkisten hankintojen osalta tällä hetkellä ja miten sitä tulisi kehittää. Avoimuuden ja luottamuksen lisääntyessä kiinnostus hankintojanne kohtaan kasvaa.
2. Selvitä
Miten meillä viestitään julkisista hankinnoista; kulttuuri, organisointi, vastuunjako ja kanavat, tarvitaanko viestintäosaamista tai resursseja lisää.
Kysymyksiä, joiden vastaukset helpottavat nykytilan arviointia
Onko kunnassa riittävästi resursseja ja osaamista hankintojen viestintään?
Ovatko kaikki tietoisia, että mitä heiltä odotetaan viestinnän näkökulmasta?
Kulkeeko tieto tulevista hankinnoista organisaation sisällä?
Tehdäänkö kunnassa yhteistyötä eri yksiköiden kesken hankintojen viestinnässä?
Onko kunnassa käytössä yhteinen yhteystietolistaus eri alojen toimijoista?
Onko kunnassa nähtävillä hankintakalenteri, jota hyödynnetään sisäisessä viestinnässä ja kehittämisessä?
Onko käytössä julkinen hankintakalenteri?
Onko olemassa julkisille hankinnoille omaa viestintäsuunnitelman runkoa?
Missä kanavissa viestintä tapahtuu ja kuinka usein?
Kenen vastuulla viestintä on?
Missä vaiheessa viestitään?
Hyödynnetäänkö markkinavuoropuhelutilaisuuksien mahdollisuuksia?
Käytetäänkö viestinnässä apuna yhteistyötahoja esimerkiksi Yrittäjä-yhdistyksiä tai MTK:ta?
Onko viestintä tarpeeksi selkeätä ja kiinnostavaa?
Onko lisätietoja helposti saatavilla?
Vinkki: Tee selvitys miten viimeaikaisista kilpailutuksista on viestitty ja miten niihin on tullut tarjouksia. Analysoi selvityksen pohjalta viestinnän onnistumista julkisissa hankinnoissa.
Laajempaan nykytila-analyysiin kannattaa osallistaa kaikki hankintaprosesseihin osallistuvat työntekijät.
3. Osallistava strategiatyövaihe
Viesti strategiatyöstä aktiivisesti, pidä organisaatio ja sidosryhmät tietoisena, miten strategiatyö etenee, osallista tarvittaessa.
Strategiatyön aloittamisesta viestiminen helpottaa henkilöstöä ja sidosryhmiä ymmärtämään mitä ollaan tekemässä, miksi ollaan tekemässä, mihin työllä pyritään ja miten tavoitteeseen päästään. Myös strategian kehittämistyön alustava aikataulu on hyvä lausua ääneen.
Strategiatyöstä läpinäkyvästi ja monikanavaisesti viestiminen innostaa henkilöstön ja sidosryhmät yhteiseen kehittämistyöhön. Henkilöstöä ja esimerkiksi luottamushenkilöitä voi osallistaa työhön avoimilla keskustelutilaisuuksilla, seminaareilla tai kyselytutkimuksilla. Osallistamalla laajempaa joukkoa kehitystyöhön, voidaan myös testata strategian toimivuutta työn edetessä ja samalla varmistetaan ettei valmis työ tuo yllätyksiä tullessaan.
Kehittämistyöstä kannattaa viestiä koko organisaatiolle, vaikka henkilökuntaa osallistettaisiin prosessiin aktiivisesti. Tällä varmistetaan viestin saavutettavuus myös niille henkilöille, jotka eivät ole osallistuneet prosessin kaikkiin vaiheisiin.
Työskentelyn etenemisestä on hyvä pitää kaikki tarvittavat sidosryhmät tietoisina. Valmis strategia on hyvä laadintavaiheen jälkeen jalkauttaa konkreettisesti kaikille julkisia hankintoja suorittaville tahoille. Näin hankintastrategiasta tulee arjen työtä ohjaava työkalu ja tuki, johon hankinnan ammattilainen voi nojata työssään.
Esihenkilöiden on myös hyvä pitää strategiset linjaukset ajankohtaisesti oman organisaationsa mielessä, esimerkiksi kvarttaaleittain tai vuosittain, jos hankintojen luonteeseen vaikuttavat vaikkapa vuodenajat.
Julkisten hankintojen viestinnän onnistumista voi mitata hyvin yksinkertaisillakin mittareilla. Valitse esimerkiksi 3 – 5 mittaria, joita seuraat eri hankinnoissa, niin huomaat mikä toimii teidän alueella ja millekin kohderyhmälle.
Mittareita voisi olla esimerkiksi:
– Tarjousten määrä (suhteessa tavoitteeseen).
– Hilman hankintailmoituksen avauskerrat.
– Vastausten määrä Hilman kautta toteutettaviin markkinakartoituksiin (tietopyyntö, markkinavuoropuhelu ja tekninen vuoropuhelu).
– Markkinavuoropuhelutilaisuuksiin osallistuneiden yrittäjien määrä.
– Verkkosivulla vierailut ja esimerkiksi hankintakalenterin ja tarjouspyyntöjen avauskerrat.
– Uutiskirjeen avauskerrat.
– Sosiaalisen median julkaisuilla tavoitetut henkilöt.
4. Toiminnallista
Tee hankinnoille viestintäsuunnitelma, määrittele teille sopivat työkalut ja kanavat, sisäistä markkinavuoropuhelun merkitys ja huomioi selkokielisyys.
Avaa hankintaprosessin viestintäesimerkki tästä
Hankintaprosessi on hyvä purkaa palasiin myös viestinnän näkökulmasta. Tässä esimerkissä on esitetty millaisia viestinnällisiä toimenpiteitä tulisi tehdä prosessin missäkin vaiheessa.
VIESTINTÄSUUNNITELMA
Julkisille hankinnoille kannattaa tehdä oma viestintäsuunnitelmansa. Pienemmille hankinnoille riittää tarvittaessa yleinen viestintäsuunnitelma, mutta isommille hankinnoille parasta on luoda oma viestintäsuunnitelmansa. Huomio hankintamenettelyn valinta viestinnässä.
Hankintakalenterit ovat keskeinen julkisten hankintojen sisäisen ja ulkoisen viestinnän työkalu.
Hankintakalenteri auttaa yrittäjiä valmistautumaan tuleviin hankintoihin ja auttaa poikkihallinnollisessa yhteistyössä ja hankintojen kehittämisessä myös sisäisesti.
Hankintakalenterin ylläpidosta ja päivittämisestä kannattaa sopia selkeät pelisäännöt, sekä velvoittaa kaikkia hankintoja tekeviä toimimaan yhdenmukaisesti.
Hankintakalenterin olemassaolo ei yksin riitä, on tärkeää myös säännöllisesti viestiä siitä. Viestinnässä voi tarvittaessa painottaa, että kalenteri ei ole sitova ja sitä päivitetään tarvittaessa, ja kertoa kuinka usein kalenteria päivitetään.
Laurea- ammattikorkeakoulu on luonut Helsinki-Uusimaa – Kestävä ja digitaalinen yrittäjyysalue 2021-2022 – hankkeessaan kestävien julkisten hankintojen suunnittelun -toimintamallin, joka kokoaa yhteen eri toimijat ja konkreettiset tavat, joilla voi edistää muutosta kohti kestävämpiä ja markkinalähtöisempiä hankintoja. Kuva toimii karttana, jonka avulla eri kokoiset kunnat ja eri toimialat voivat koota oman valikoiman keinoja toimintansa kehittämiseksi. Kunnan hankinta-asiantuntijoiden ja yrittäjien välinen yhteistyö jakautuu jatkuvaan, pitkäjänteiseen vuoropuheluun ja viestintään ja yksittäiseen hankintaan liittyviin toimenpiteisiin.
Miten teidän organisaatio voi onnistua paremmin julkisten hankintojen viestinnässä? Pienillä jutuilla voitte saada jo paljon hyvää aikaiseksi. Katso videosta helpot ja tehokkaat vinkin viestinnän tehostamiseen. Näillä vinkeillä onnistutte varmasti!
Katso Vinkkivideo viestinnän tehostamiseen (YouTube=
Tai suoraan sivuiltamme muiden tallenteiden ohella
Hankkijan viestintäopas
Hankkijan viestintäopas kertoo markkinaviestinnän merkityksestä hankintaprojektin onnistumiselle, sekä ohjeistaa viestinnän toteuttamiseen hankinnan suunnitteluvaiheessa. Opas soveltuu erityisesti innovatiivisiin hankintoihin, kun halutaan löytää uudenlaisia ratkaisuja, esimerkiksi cleantech-hankintoihin.
Opas koskee tarjouskilpailun ulkopuolella tehtävää viestintää ja on siten linjassa hankintalainsäädännön kanssa. Ennakoivan markkinakartoituksen toteutuksen helpottamiseksi oppaan liitteenä on valmiita mallipohjia. Opas tarjoaa myös vinkkejä toimialakohtaisista tietolähteistä, joita kannattaa hyödyntää hankinnan suunnittelussa ja alan yrityksille viestittäessä.
Opas on luettavissa kokonaisuudessaan alla olevista linkeistä. Voit myös ladata oppaan tulostettavan pdf-version sivun oikeasta reunasta.
Sisällysluettelo
- Viestintätoimenpiteet hankintaprosessissa
- Ennakoivan viestinnän hyödyt
- Määrittele tarve yhdessä käyttäjien kanssa
- Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen
Motivan sivuilta löydät myös ohjeita ja vinkkejä ennakoivan markkinakartoituksen tekemiseen.
Paina tästä aineistoon
5. Opi, mittaa ja arvioi
Seuraa tuloksia, tee johtopäätöksiä. reagoi tarvittaessa. Varmista jatkuva kehittäminen ja kehittyminen sekä viestintäosaamisen säilyminen
Julkinen hankinta on saatu päätökseen, on aika arvioida yksittäisen hankinnan onnistumista viestinnän näkökulmasta.
Näitä samoja mittareita voit käyttää hyväksesi myös arvioidessasi koko kunnan tai hankintayksikön viestinnän onnistumista.
1. Saavutettiinko viestinnälle määritellyt tavoitteet?
– Tarjousten määrä (suhteessa tavoitteeseen).
– Montako yritystä kävi katsomassa Hilmassa hankintailmoituksen?
– Vastausten määrä Hilmassa toteutettuun markkinakartoitukseen (tietopyyntö, markkinavuoropuhelu ja tekninen vuoropuhelu)?
– Montako yrittäjää osallistui markkinavuoropuhelutilaisuuteen?
– Montako kävijää kävi verkkosivuilla katsomassa artikkelia, jossa hankinta julkaistiin?
– Kauanko kyseisellä sivulla vierailu kesti?
– Kuinka hyvin hankintailmoitus tavoitti ihmisiä sosiaalisessa mediassa?
– Mikä oli uutiskirjeen avausprosentti ja/tai hankintaa koskevan linkin avausprosentti?
– Montako vastausta saatiin hankintaprosessin palautekyselyyn?
– Millaista palautetta saatiin sopimuskauden lähestyessä loppuaan yritykseltä/yrityksiltä?
2.Kohderyhmän tavoittaminen
– Tavoitimmeko haluamamme kohderyhmän?
– Miten voisimme parantaa kohderyhmän tavoitettavuutta?
– Saimmeko uusia yhteystietoja tallennettavaksi osoiterekisteriimme?
– Saimmeko arvokasta tietoa juuri tämän kohderyhmän tavasta vastaanottaa viestejä?
3. Viestien sisällöt
– Onnistuimmeko sanottamaan viestimme selkeästi?
– Oliko viestimme mielenkiintoisesti paketoitu?
– Viestimmekö brändimme mukaisella sävyllä?
4. Viestinnän oikea-aikaisuus hankintaprosessissa
– Oliko viestintämme oikea-aikaista?
– Oliko viestintämme tarpeeksi etupainoitteita?
– Viestimmekö riittävästi?
5. Viestintäkanavat
– Missä viestintäkanavissa viestimme?
– Oliko kanavia liian vähän/paljon/sopivasti?
– Onnistuimmeko jossain kanavassa parhaiten?
– Mikä takasi onnistumisen/epäonnistumisen valitussa kanavassa?
– Miten maksullinen/orgaaninen näkyvyys toimi eri kanavissa?
– Käytettiinkö yhteistyökumppaneiden kanavia viestinnässä apuna?
6. Resurssit ja työkalut
– Miten viestinnän vastuut jaettiin?
– Onko vastuunjaossa kehitettävää?
– Oliko henkilöresurssia tarpeeksi?
– Kulkiko tieto organisaation sisällä hyvin?
– Oliko viestintämateriaali halutun kaltaista?
Onneksi olkoon!
Olet suorittanut Julkisten hankintojen elinvoimapolun loppuun!
