VIESTINTÄSUUNNITELMA

Esimerkki julkisille hankinnoille laadittavan viestintäsuunnitelman sisällöstä. Tätä runkoa voit muokata yksittäiseen kilpalutusprosessiin hankinnan koon mukaan. 

Sisällysluettelo
1. Johdanto
– Johdannossa on hyvä tiivistää hankinnan kohde, sekä tavoitteet ja motiivi.

2. Tavoitteet
– Julkisten hankintojen viestinnän tavoite pitää määritellä täsmällisesti ja samalla asettaa viestinnän onnistumiselle mittarit, joilla voidaan seurata viestinnän onnistumista.
– Tavoitteita voi olla muun muassa:
* Näkyvyys
* Tunnettavuus
* Viestin tavoittavuus
* Yleinen positiivinen hankintanäkyvyys

3. Kohderyhmät
– Mieti kenelle viestintä kohdennetaan ja mitkä ovat kohderyhmät.
– Listaa kohderyhmät ja valitse niistä tärkeimmät.
– Suunnittele miten näille kohderyhmille kannattaa viestiä.
– Mitä tarkemmin kumppanipersoonat määritellään, sen paremmin voidaan ymmärtää potentiaalisia uusia yhteistyökumppaneita.
– Kohderyhmiä on muun muassa kunnan luottamushenkilöt, työntekijät, yritykset, kehitysyhtiöt, järjestöt ja yhdistykset.

4. Sisällöt
– Mieti ydinviestit eri kohderyhmille.
– Huomioi viestinnän sävy.

5. Aikataulu
– Laadi aikataulu kaikelle viestinnälle, josta käy ilmi mitä tehdään päivittäin, viikoittain, kuukausittain.
– Suunnittele koska ja kuinka usein viestitään millekin kohderyhmälle.

6. Viestintäkanavat
– Päätä missä kanavissa viestitään. Muista monikanavaisuus.
– Ajantasaiset nettisivut ovat kaiken alku, mutta ne eivät vielä riitä.
– Viestintäkanavia on monia, muun muassa: 
* Printtimedia
* Markkinavuoropuhelutilaisuudet
* Eri sosiaalisen median kanavat  esimerkiksi. Facebook, Instagram, Linkedln, Twitter, TikTok.
* Sähköpostiviestintä
* Uutiskirjeet
* Yhteistyötahojen kanavat

7. Resurssointi ja työkalut
– Kenen vastuulla viestintä on? Ketkä muut osallistuvat viestintään?
– Miten tehtävät jaetaan?
– Kuka vastaa viestintämateriaalin tuottamisesta?

8. Analysointi
– Seuraa viestinnän onnistumista jo hankinnan aikana. Pitääkö tehostaa viestintää?
– Hankinnan/kilpailutuksen jälkeen analysoi viestinnän onnistuminen. Saavutettiinko viestinnän tavoitteet? Mikä toimi hyvin viestinnässä, missä voisimme kehittyä paremmaksi?
– Kirjaa onnistumiset ja kehityskohteet ylös seuraavaa hankintaa vasten.