Hankintaprosessin viestintäesimerkki

 1. Hankinnan valmistelu 

– Uuden hankinnan valmistelu ja sen viestinnän suunnittelu tulee aloittaa hyvissä ajoin ennen hankintaa tai vanhan sopimuskauden päättymistä. Tässä yhteydessä kannattaa pohtia mitä kehitettävää hankintaprosessin viestinnässä on ollut ja tähän tehdä sen pohjalta muutossuunnitelmat.
– Tiedotetaan uuden julkisen hankinnan aikataulusta vähintään kunnan hankintakalenterissa. Lisäksi kannattaa lähettää asiasta viestiä sähköpostitse kaikille tiedossa oleville alan toimijoille.
– Kunnan hankintastrategian tai -ohjeistuksen tavoitteiden on hyvä löytyä helposti esimerkiksi kunnan kotisivuilta.
– Viesti uusista vaatimuksista ja strategisista linjauksista ajoissa.
– Viestintä monikanavaisesti omissa eri kanavissa, suoraan yrityksille ja esimerkiksi Yrittäjien tai MTK:n avulla.

Tee markkinakartoitus ja käy aktiivista vuoropuhelua.
– Jokaiselle isommalle hankintaprosessille on hyvä luoda oma viestintäsuunnitelma.
– Viesti sisäisesti, jotta organisaatiossa ymmärretään hankinnan hyödyt sekä mitä arvoja tai tavoitteita hankinnalla voidaan toteuttaa.
– Luottamushenkilöt on hyvä sitouttaa hankintaan viestimällä heille asiasta riittävällä laajuudella.
– Hankinnan tarpeen määrittely ja sen läpikäynti on hyvä tehdä tarkasti, jotta substanssiosaaja, hankkija ja viestijä ymmärtävät hankinnan sisällön.

2. Vuoropuhelu 

– Viesti tasapuolisesti ja yhdenmukaisesti toimijoille. 
– Hae toimijoita avoimesti ja  laajasti mukaan prosessiin.
– Viesti hankinnoista etupainoitteisesti, jotta yritykset ehtivät valmistautua ja kykenevät vastaamaan tarpeisiin paremmin. Tällä pohjustetaan parempia tarjouksia ja hyvien sopimuskumppaneiden löytymistä. 
– Viesti hankinnan tavoitteet. Niistä tulisi käydä ilmi, mitkä strategiset linjaukset ohjaavat hankintaa, minkä laatuista tuotetta/palvelua ollaan hankkimassa, mitä sopimukselta odotetaan ja minkälaista kumppanuutta tavoitellaan. 
– Käytettävä hankintamenettely tulisi viestiä ajoissa yrityksille.
– Käytä tiedonhankinnassa hyväksi alan yrittäjien osaaminen ja tieto. Voit  pyytää heiltä myös kommentteja tarjouspyyntöluonnokseen.
– Järjestä esimerkiksi markkinakartoitus tai markkinavuoropuhelu tiedon keräämiseen. Samalla voit viestiä yksityiskohtaisesti hankinnasta. 

3. Tarjouskilpailu 

– Älä herää viestintätarpeeseen vasta, kun olet käynnistämässä tarjouskilpailua. Tällöin olet jo pahasti myöhässä. 
– Panosta selkeisiin vastauksiin hankintaan liittyvissä kysymyksissä kysymys-vastaus -vaiheessa. 

4. Hankintapäätös

– Viesti päätös samanaikaisesti kaikille tarjouskisaan osallistuneille. 
– Viesti hankintapäätöksestä myös kotisivuilla, sosiaalisessa mediassa, tiedotteella jne. 
– Tiedota loppukäyttäjiä uudesta sopimuksesta, palveluntuottajasta ja mahdollisesti uusista käytännöistä. 
– Kerro hankintapäätöksistä avoimesti ja kasvata siten kuntalaisten ja yritysten luottamusta julkishallintoa kohtaan. 
– Viesti organisaation sisäisesti mitä on hankittu, keneltä on hankittu, miten tuotetta tai palvelua voidaan käyttää, kuinka pitkä sopimuskausi ja muut sopimuksen keskeiset osat. 
– Organisaation sisäisessä viestinnässä on tärkeää kuvata hankinnalle asetetut tavoitteet ja kertoa miten ne saavutettiin. Kerro myös miten koit markkinaviestimisen ja hankintaprosessin, näin hankintaosaamista voidaan kehittää organisaation sisällä. Kiitä myös kaikkia prosessiin osallistuneita. 

5. Sopimuskausi ja sen seuranta sekä valvonta

– Panosta  avoimeen tiedonkulkuun kumppaneiden kanssa sopimuskauden aikana esimerkiksi vuosipalaveri, työmaapalaveri jne. 
– Hyvällä kommunikaatiolla vältetään väärinkäsityksiä ja vähennetään aiheetonta tyytymättömyyttä sekä jaetaan kokemuksia ja toteutetaan yhteiskehittämistä sopimuskauden aikana.
– Kuuntele myös loppukäyttäjiä sopimuskaudella.
– Anna positiivista palautetta ja samalla myös rohkaise sopimuskumppania palautteen antamiseen. 
– Viesti kumppaneista myös ulkoisesti esimerkiksi sosiaalisessa mediassa. Tämä antaa kuvan kunnasta arvostavana kumppanina. 
– Kirjaa seurannan perusteella systemaattista tietoa muistiin sopimuskauden aikana. 
– Reklamoidessa tee se kirjallisesti ja ymmärrettävästi. 
– Ongelmatilanteissa selvitä asiat yhdessä sopimuskumppanin kanssa ja tehkään myös asian korjaaminen yhdessä. 
– Valmistaudu seuraavaan hankintaan riittävän ajoissa ennen sopimuskauden päätöstä.