Johtaminen -osion aineistot
Johtamisen polku antaa työvälineitä ja osaamista julkisten hankintojen kokonaisvaltaiseen suunnitteluun, kehittämiseen ja johtamiseen kunnassanne – johtamisen näkökulmasta. Uutta! Tältä polulta löydät myös käytännönläheisen työkalun hankintojen elinvoimavaikutusten mittaamiseen.
1. Tahtotila
Ymmärrä, tunnista tarve, tutki ja selvitä, keskustele ja haastattele. Tee tämän pohjalta alustava toimintasuunnitelma julkisten hankintojen kehittämiselle kunnassanne.
Julkisten hankintojen johtamisessa ja kehittämisessä on paljon käyttämättömiä mahdollisuuksia. Tästä Keino -akatemia perustietopaketista löydät monipuolisesti tietoa hankintojen strategisesta johtamisesta, hankintojen analysoinnista, yleisesti käytetyistä strategisista linjauksista, strategian toiminnallistamisesta sekä niin merkittävimpien hankintojen kuin koko strategian arvioinnista ja mittaamisesta.
Julkiset organisaatiot käyttävät vuosittain arviolta 35 miljardia euroa julkisiin hankintoihin. Jos tätä ostovolyymia käytetään fiksusti, voidaan sen avulla saavuttaa koko kansantaloudelle merkityksellistä yhteiskunnallista vaikuttavuutta ja parantaa julkisen talouden kestävyyttä. Julkisiin hankintoihin liittyviä erilaisia kehittämistarpeita ei voida edistää pelkästään lainsäädännön keinoin, vaan tarvitsemme yhteisen suunnan ja yhteisen kansallisen strategian.
Tämä Kuntaliiton 2022 julkaisema opas on tehty antamaan käytännönläheisiä ohjeita hankinnoissa varautumiseen ja varautumisprosessin johtamiseen aina riskiarvioista sopimusehtoihin. Lisäksi oppaaseen on koottu linkkejä, joista on hyötyä riskien- ja varautumisenhallinnan suunnittelussa. Opas on lähtökohtaisesti suunnattu julkisen sektorin varautumisen tueksi, mutta soveltuvin osin se tukee myös yksityissektorin varautumista hankinnoissa.
Hankintojen tulevaisuuspolku
Tulevaisuuspolku on muutosjohtamisen työkalu, jonka organisaatio voi ottaa käyttöönsä esim. johtaakseen hankintojen kokonaisvaltaista kehittämistä ja muutosta. Tulevaisuuspolku on tavanomaista tiekarttaa monipuolisempi. Tulevaisuuspolku helpottaa konkreettisten kehitysaskeleiden asettamista kullekin vuodelle.
Tulevaisuuspolun avulla voidaan luoda organisaatiolle lähivuosien toiminnallistamisen tavoitteet. Se kattaa laajan kirjon asioita, kuten johtamisen, osaamisen, asenteet, työkalut ja tiedon. Hankintojen tulevaisuuspolku on laadittu Kuntaliiton kehittämän Tulevaisuuden Digipolku-metodin pohjalta ja sitä on pilotoitu ensimmäisen KEINO-akatemian osana.
Lue lisää Hankintojen tulevaisuuspolku | Hankintakeino.fi
Hankintojen tulevaisuuspolku Keino –malli
Hankintojen-tulevaisuuspolku_KEINO-malli_hankintakeino.pdf
Hankintojen tulevaisuuspolku -työpajakuvaus
Hankintojen_tulevaisuuspolku_tyopajakuvaus_hankintakeino.pdf
Hankintojen tulevaisuuspolku –muistilista
Hankintojen_tulevaisuuspolku_tyopajakuvaus_hankintakeino.pdf
2. Selvitä
Selvitä nykytila; strateginen ja toiminnallinen. Mitä ohjeita ja asiakirjoja jo löytyy, kuka julkisista hankinnoista vastaa, mitä, kuka, miten ja mistä hankintoja tehdään, paljonko on euromääräinen arvo.
Hankintojen johtaminen ja kehittäminen
Hansel tarjoaa useita digitaalisia työvälineitä, joilla hankintatoimen ja hankintojen tasoa ja historiaa voi itse arvioida.
Hankintapulssi
Hankintapulssi kokoaa organisaatiosi hankintatiedot helposti käsiteltäväksi kokonaisuudeksi. Tiedon lähteenä ovat ostolaskut. Visualisoitu palvelu kertoo mitä on hankittu, miltä toimittajalta ja milloin hankinnat on tehty. Mukana on tietoa myös hankintojen hiilijalanjäljestä.
https://www.hansel.fi/hankintapulssi/
Hankintatutka
Hankintatutka on työkalu, jonka avulla voi arvioida organisaation hankintatoimen kypsyysastetta, eli maturiteettia. Sen avulla tunnistat keskeiset kehittämiskohteet sekä arvioit hankintatoimen hyviä käytäntöjä eri sidosryhmien näkökulmista ja suhteessa muihin organisaatioihin.
https://www.hansel.fi/hankintatutka/
Hankintaluotsi
Hankintaluotsi on työkalu, joka auttaa ottamaan hankinnat haltuun – sen avulla julkisista hankinnoistasi tulee vaikuttavampia ja vastuullisempia. Palvelussa pääset asettamaan ja seuraamaan tavoitteita hankinnoillesi. Löydät Hankintaluotsin Hilmasta (hankintailmoitukset.fi).
https://www.hansel.fi/hankintaluotsi/
Ostolaskudata
Kuntien ja kuntayhtymien ostolaskudatan avaamisen ohje
Tekijät: Haapalehto Saija, Kettunen Elisa, Vaine Jari & Ylitalo Marja-Liisa
Julkaisupäivä 2021
”Tämä ohje on tarkoitettu kunnille ja kuntayhtymille, jotka haluavat avata ostolaskudataansa avoimena datana kenen tahansa hyödynnettäväksi. Ohjeessa kunnalla tarkoitetaan jäljempänä myös kuntayhtymää. Tämä ohje korvaa vuonna 2016 julkaistun vastaavan ohjeen. Ostolaskudatan avaaminen on kunnille vapaaehtoista, eli laista tulevaa velvoitetta siihen ei ole. Datan avaaminen voi olla kuitenkin hyödyllistä ja edistää kunnan avoimuutta ja vahvistaa siten demokratiaa sekä tukea kunnan kustannustietoista toimintatapaa. Ostolaskudatan avaaminen kunnan taloushallinnon järjestelmistä helpommin käytettävään muotoon ja kenen tahansa ulottuville voi edesauttaa myös kunnan oman toiminnan suunnittelua ja johtamista.”
https://www.kuntaliitto.fi/julkaisut/2021/2112-kuntien-ja-kuntayhtymien-ostolaskudatan-avaamisen-ohje
Esimerkkejä palveluista ostolaskudatan julkaisemisen avuksi
Handata
https://handata.fi/
”Handata-palvelu on maamme johtava julkisten hankintojen ja ostojen tietolähde. Palvelussa julkaistaan kaikki avoimena datana saatavilla olevat hankinta- ja ostotiedot palvelemaan asiakkaita hankintojen ja ostojen tiedolla johtamisessa. Handata-palvelun tietokanta kokoaa yhteen hankintojen toteuttajat ja toimittajat sekä heidän tarvitsemansa tiedot julkisen sektorin toteutuneista hankinnoista ja ostoista.”
(Lähde: https://handata.fi/tietoa-palvelusta/)
Avoindata
https://www.avoindata.fi/fi
”Avoindata.fi on vuonna 2014 perustettu Digi- ja väestötietoviraston tuottama avoimen datan (tiedon) portaali ja datakatalogi. Sen avulla Suomen julkinen hallinto voi avata ja julkaista avointa tietoa muiden hyödynnettäväksi keskitetysti yhden palvelun avulla.
Avoindata.fi-palvelu muodostaa Suomessa saatavilla olevan, ensisijaisesti julkisen hallinnon avoimen datan hakemiston. Avoindata.fi-palveluun kuvattujen avoimien tietoaineistojen kohderyhminä ovat muun muassa kansalaiset, yritykset ja viranomaiset. Palvelussa julkaistuja tietoaineistoja voi hakea rajapintojen kautta julkaistavaksi esimerkiksi digitaalisissa palveluissa, kuten verkkosivuilla ja sovelluksissa, taikka hyödyntää muutoin haluamallaan tavalla.”
3. Arvioi ja määrittele
Ovatko hankintoja ohjaavat asiakirjat ajan tasalla vai vaativatko päivittämistä tai uudistamista. Näitä voivat olla esimerkiksi pienhankintaohje, hankintaohje tai -strategia.
Hankintojen strategiset linjaukset
Tämän vaiheen tavoitteena on auttaa kuntaanne arvioimaan, ovatko hankintoja ohjaavat asiakirjat ajan tasalla vai vaativatko päivittämistä tai uudistamista. Asiakirjoja voivat olla esimerkiksi pienhankintaohje, hankintaohje tai -strategia. Alta löydät esimerkkejä muutamien eri kuntien hankintaohjeista, case -esimerkkejä sekä linkin Keino –osaamiskeskuksen sivuille, joista löydät lisätietoja ja ohjeita hankintojen strategisten linjausten tekemiseen. Toivottavasti näistä on apua omaan työhönne.
Hankintojen strategiset linjaukset | Hankintakeino.fi
Hankintojen strategisen toimenpideohjelman laatiminen – Case Seinäjoen kaupunki | Hankintakeino.fi
Esimerkkejä hankinta-asiakirjoista ja ohjeista
Hankinta- ja sopimusohje Hämeenlinna
Tohmäjärven kunnan hankintaohje
4. Osallistava strategiatyövaihe
Toteuta strategiatyö; sparraa ja innosta henkilöstö ja yrittäjät, luottamushenkilöt, elinkeinoelämän edustus. Lisää ymmärrystä ja hankintaosaamista yhteiskehittämisellä.
Miten luon vaikuttavan hankintastrategian tai -ohjeen.
Tämän vaiheen tavoitteena on luoda vaikuttava hankintastrategia tai -ohje. Työvaiheen avulla siirrytte julkistenhankintojen teknisestä toteutuksesta vaikuttavuuden tavoitteluun.
Hankintojen ohjaaminen
Hankintojen johtamisen ja kehittämisen perustietopaketti (.pdf)
KEINO-osaamiskeskuksen perustietopaketista löydät monipuolisesti tietoa hankintojen strategisesta johtamisesta, hankintojen analysoinnista, yleisesti käytetyistä strategisista linjauksista, strategian toiminnallistamisesta sekä niin merkittävimpien hankintojen kuin koko strategian arvioinnista ja mittaamisesta.
Pienhankintojen ohjaaminen
Pienhankintojen merkitys ja askelmerkit onnistuneisiin hankintoihin (.pdf)
Taustamateriaaliksi kannattaa perehtyä Linda Anderssonin opinnäytteeseen ”Julkisten pienhankintojen merkittävyys ja löydettävyys. Kanta-Hämeen alueen pk-yrittäjien näkökulma aiheeseen” (valmistuu kevään aikana)
Elinvoimapolun johtamisen kohdassa 3 voit myös tutustua Keravan kaupungin pienhankintaohjeeseen.
Julkisten hankintojen yhteiskehittäminen
Johtaminen ja kehittäminen tarvitsee tahtoa ja taitoa. Kyvykkyys johtaa yhteiskehittämisen menetelmiä hyödyntämällä, varmistaa onnistuneen prosessin ja lopputuloksen, koska se osallistaa aidosti ja näin myös aktivoi ihmistä ja toimintaa.
Hankintojen elinvoimavaikutusten mittaaminen -työkalu
(Julkaistaan kesällä 2023)
Hankintojen tulevaisuuspolku
Tulevaisuuspolku on muutosjohtamisen työkalu, jonka organisaatio voi ottaa käyttöönsä esim. johtaakseen hankintojen kokonaisvaltaista kehittämistä ja muutosta. Tulevaisuuspolku on tavanomaista tiekarttaa monipuolisempi. Tulevaisuuspolku helpottaa konkreettisten kehitysaskeleiden asettamista kullekin vuodelle.
Tulevaisuuspolun avulla voidaan luoda organisaatiolle lähivuosien toiminnallistamisen tavoitteet. Se kattaa laajan kirjon asioita, kuten johtamisen, osaamisen, asenteet, työkalut ja tiedon. Hankintojen tulevaisuuspolku on laadittu Kuntaliiton kehittämän Tulevaisuuden Digipolku-metodin pohjalta ja sitä on pilotoitu ensimmäisen KEINO-akatemian osana.
Lue lisää Hankintojen tulevaisuuspolku | Hankintakeino.fi
Hankintojen tulevaisuuspolku Keino –malli
Hankintojen-tulevaisuuspolku_KEINO-malli_hankintakeino.pdf
Hankintojen tulevaisuuspolku -työpajakuvaus
Hankintojen_tulevaisuuspolku_tyopajakuvaus_hankintakeino.pdf
Hankintojen tulevaisuuspolku –muistilista
Hankintojen_tulevaisuuspolku_tyopajakuvaus_hankintakeino.pdf
5. Toiminnallista
Tee konkreettinen etenemissuunnitelma; kirkasta tavoitteet, hanki tarvittavaa tietoa, täsmennä toimenpiteet ja tue ihmisiä sisäistämään ohjeistukset. Käynnistä ja vie käytäntöön julkisten hankintojen tavoitteellinen kehittämistyö kunnassanne.
Käytännön työkaluja ja ohjeita toiminnallistamiseen löydät myös kohdasta neljä (osallistava strategiatyövaihe).
Tämän vaiheen tavoitteena on auttaa kuntaanne viemään suunnitelmat konkretiaan. Toiminnallista –vaiheen aikana teette julkisten hankintojen kehittämiselle konkreettisen etenemissuunnitelman, kirkastatte tavoitteet, hankitte tarvittavaa lisätietoa, täsmennätte toimenpiteet ja tuette ihmisiä sisäistämään ohjeistukset.
Tutustu KEINO-osaamiskeskuksen ohjeeseen:
Toiminnallistaminen organisaation eri tasoilla | Hankintakeino.fi
Muita esimerkkejä:
Esimerkki hankintakalenterista Porin kaupunki
Hankintojen kehittäminen ja innovatiivisuus hankinnoissa – Case Lappeenranta | Hankintakeino.fi
6. Opi, mittaa ja arvioi
Näe ja ymmärrä julkisten hankintojen merkitys kunnassanne; seuraa tuloksia, tee johtopäätöksiä, reagoi tarvittaessa. Tue ja kannusta osaamisen kehittymistä sekä kokeilemisen kulttuuria. Näin varmistat jatkuvan kehittymisen ja vaikuttavammat hankinnat juuri teillä.
Tämä julkisten hankintojen vaikutusten ja vaikuttavuuden ennakkoarviointia ja mittaamista käsittelevä opas on tarkoitettu julkisten organisaatioiden ylimmälle johdolle, talous- ja strategiajohdolle ja laajalle kohdeyleisölle strategisten tavoitteiden laatijoista hankinnan käytännön toimenpiteiden tekijöille. Oppaan tarkoitus on vahvistaa julkisten organisaatioiden investointien, urakoiden ja hankintojen vaikutusten ja vaikuttavuustavoitteiden ennakoivaa ja kokonaisvaltaista huomioimista.
Oppaassa kuvataan julkisen hankinnan vaikutusten ja vaikuttavuuden ennakkoarvioinnin prosessi, joka on jaettu neljään vaiheeseen:
1) Tunnista vaikutusten ja vaikuttavuuden ennakkoarviointitarve
2) Määrittele vaikuttavuustavoitteet ja seurattavat vaikutukset
3) Laadi mittarit vaikutusten arvioimiseksi
4) Sisällytä arviointiprosessin tulokset kilpailutukseen ja hankinta-asiakirjoihin. Lisäksi oppaassa on linkkejä muihin materiaaleihin, joiden tarkoitus on auttaa lukijaa löytämään syventävää materiaalia aiheesta.
Strategian muuttumista toiminnaksi seurataan. Tässä dokumentissa esitellään strategian mittaristo, joka on laadittu yhteistyössä VTT Oy:n kanssa. Mittarit tekevät näkyväksi tavoiteltavan systeemisen muutoksen ja niiden avulla voidaan seurata strategian vaikutusta ja aikaansaatuja tuloksia. Kattavan kuvan luomiseksi on luotu laaja-alainen vaikuttavuusmalli, joka auttaa tarkastelemaan eri vaikuttavuuden kriteereitä tasapainoisesti.
Hienoa!
Pääsit Johtaminen -osion loppuun. Nyt voit siirtyä seuraavaan osioon, joka käsittelee osaamista.
